Как ответить на приглашение на собеседование? Примеры сообщений
На приглашение на собеседование отвечают коротким сообщением, желательно в течение суток (это редакционный совет, срок ответа закон не устанавливает). В нём благодарят, называют своё имя и вакансию, повторяют дату, время и формат встречи. Если в приглашении не хватает адреса, ссылки на видеозвонок или часового пояса, недостающее уточняют в том же сообщении. Компанию и отправителя сверяют до ответа, а ИНН организации проверяют в сервисе ФНС «Прозрачный бизнес». Когда дата не подходит, предлагают два-три других времени, а от встречи отказываются письменно сразу после того, как решение принято.
Содержание статьи
- Ответьте желательно в течение суток (редакционный совет): поблагодарите, назовите своё имя и вакансию, на которую откликались.
- Сверьте компанию, вакансию и отправителя, а ИНН организации проверьте в сервисе ФНС «Прозрачный бизнес».
- Подтвердите дату, время, часовой пояс, адрес или ссылку и формат встречи.
- Если что-то неясно, задайте один вопрос по одной теме в том же сообщении, а не пишите несколько писем подряд.
- Не можете прийти, предложите два-три других времени; отказ отправьте сразу после решения.
Приглашение приходит на отклик с резюме, поэтому в ответе стоит назвать ту же вакансию и то же имя, что стояли в документе. Если резюме ещё не готово, возьмите шаблон резюме для устройства на работу и заполните его до разговора, ведь рекрутер может попросить файл прямо в ответ на подтверждение. Имена, даты и названия должностей в примерах условные, и в своём сообщении их заменяют.
Что проверить в приглашении на собеседование?
В приглашении на собеседование проверяют пять вещей: компанию, вакансию, отправителя, дату со временем и способ связи. По этим данным видно, можно ли отвечать сразу или сначала нужно задать уточняющий вопрос.
Компания, вакансия и отправитель
Компания, вакансия и отправитель в приглашении должны совпадать с откликом, который вы отправляли. Название организации и должность сверьте со своей записью, а адрес отправителя с сайтом компании, найденным самостоятельно, а не по ссылке из письма. Полный адрес виден, если навести курсор на имя отправителя. Письмо с бесплатного почтового адреса или сообщение из мессенджера без объяснений проверьте вопросом в чате.
ИНН или ОГРН организации вводят в сервис ФНС «Прозрачный бизнес»: он показывает юридический адрес, основной вид деятельности и налоговые нарушения. При сомнениях в приглашении с сайта вакансий напишите в поддержку через чат сайта: на hh.ru такие обращения принимают в чате (на 15 февраля 2024 года).
Пример · условные данные
Исходная ситуация. Анна откликнулась на вакансию администратора в компании «Лиман-Сервис» (название условное). Приглашение пришло с бесплатного почтового адреса.
Результат. Анна нашла сайт компании через поисковик, сверила название и город, а затем попросила рекрутера подтвердить приглашение в чате вакансии. Рекрутер ответил там же, и только после этого Анна написала подтверждение.
Дата, часовой пояс и способ связи
Дата, часовой пояс и способ связи указаны полностью, если в приглашении есть число, день недели, время начала и адрес офиса или ссылка на видеозвонок. Закон об исчислении времени (Федеральный закон № 107-ФЗ) устанавливает в России одиннадцать часовых зон, а московское время соответствует UTC+3. Поэтому «14:00» в письме из Москвы для жителя Екатеринбурга (UTC+5) означает 16:00 по местным часам, и без пометки «по Москве» легко ошибиться на два часа.
Дата в приглашении бывает двусмысленной: если письмо отправлено в четверг вечером и в нём назначена встреча «в четверг», неясно, идёт речь об этом четверге или о следующем. Поэтому переспросите число и день недели. Если назначенный час пересекается с вашей сменой, сообщите об этом в первом же ответе.
| Что проверить | Где смотреть | Что делать при расхождении |
|---|---|---|
| Компания и вакансия | Своя запись об отклике, сайт компании | Уточнить в чате вакансии, не отвечая на сомнительное письмо |
| Отправитель | Полный адрес, домен сайта компании | Не открывать ссылки, написать рекрутеру через сайт вакансий |
| Дата и время | Текст письма | Переспросить число и день недели |
| Часовой пояс | Город рекрутера, пометка «по Москве» | Попросить время по вашему часовому поясу |
| Способ связи | Адрес, этаж, ссылка на звонок | Запросить недостающее одним вопросом |
Как подтвердить дату, время и формат встречи?
Дату, час и формат встречи подтверждают одним сообщением, в котором эти данные повторяются полностью. Повтор показывает рекрутёру, что договорённость понята одинаково, и оставляет в переписке запись, к которой можно вернуться.
Подтверждение очной встречи
Подтверждение очной встречи достаточно, когда в нём названы дата, час, адрес и ваше имя. Если вход в здание по списку, спросите про пропуск и про то, к кому подойти на месте.
- Поблагодарите рекрутёра и назовите вакансию.
- Повторите дату, день недели и время начала.
- Укажите адрес так, как он написан в письме, и задайте вопрос о пропуске.
- Подпишитесь именем и фамилией, как в резюме.
После такого сообщения у рекрутёра есть адрес, час и имя, а у вас ответ о пропуске. Что надеть на встречу в офисе, описано в статье о том, что надеть на собеседование.
Подтверждение онлайн-встречи
Подтверждение онлайн-встречи должно содержать час с часовым поясом и ссылку на звонок, потому что адреса здесь нет, зато легко ошибиться на пару часов. Если ссылки в письме нет, попросите её заранее.
Пример · условные данные
Исходная ситуация. Игорь живёт в Екатеринбурге, а видеособеседование назначено в четверг, 12 ноября, на 15:00 по Москве.
Сообщение. «Здравствуйте, Марина! Подтверждаю видеособеседование в четверг, 12 ноября, в 15:00 по Москве, это 17:00 по Екатеринбургу. Пришлите, пожалуйста, ссылку на звонок и подскажите, кто будет на встрече. Игорь Соколов». Подставьте своё имя, дату и город.
Как ответить в переписке на сайте вакансий?
На приглашение на сайте вакансий отвечают в том же чате, где оно пришло, потому что чат связан с конкретной позицией. На hh.ru диалоги с работодателями собраны в разделе «Сообщения», и каждый чат привязан к вакансии, по которой идёт разговор (на ноябрь 2024 года). Когда откликов несколько, из чата можно открыть описание и сразу увидеть, о какой должности речь.
Цель переписки в чате состоит в быстрой договорённости о часе и формате, поэтому сообщение пишут короче письма: без длинного приветствия, но с именем и названием должности. Чат на hh.ru используют и для согласования звонка, так что вопрос «Когда вам удобно созвониться?» там уместен. Как отправить отклик, на который придёт приглашение, описано в статье об отклике на вакансию на hh.ru.
Приглашение и уточняющий вопрос в чате вакансии
В ответе уместен один уточняющий вопрос по одной теме, а несколько разных тем подряд превращают подтверждение в допрос. Если тем много, оставьте главную, а остальные задайте после согласования часа. Если рекрутёр просит перейти в мессенджер или на личную почту, сначала сверьте компанию, как описано в первом разделе.
Типичная ошибка
Ответ «Хорошо» или «Ок» без даты и имени оставляет рекрутёра в сомнении: подтверждена ли встреча и на какой час. Исправление: повторите день, час и должность и подпишитесь.
Пример согласия на собеседование
Согласие на собеседование строится из четырёх частей: благодарность, подтверждение даты и часа, один вопрос и подпись. Для чата это два-три предложения, для почты небольшое письмо с темой и контактами.
Короткий ответ в чате
Короткий ответ в чате подходит, когда рекрутёр уже назвал дату и час и ждёт только согласия. Заменить нужно имя, день, час и название должности, остальное остаётся без изменений.
Короткое согласие в чате
У этой формулировки есть граница: она годится, если данные в приглашении полные. Когда не названы адрес, ссылка или формат, один вопрос добавляют в конец, а при нескольких пробелах переходят на письмо.
Развёрнутое подтверждение по почте
Развёрнутое подтверждение по почте нужно, когда в приглашении много деталей или рекрутёр просит прислать документы. В теме указывают должность и имя, в тексте повторяют договорённость, а в конце оставляют телефон.
Пример · условные данные
Исходная ситуация. Дмитрий получил письмо с приглашением и должен подтвердить участие. Тема письма: «Собеседование на должность бухгалтера, Дмитрий Орлов».
Письмо. «Здравствуйте, Марина! Благодарю за письмо. Подтверждаю собеседование в пятницу, 13 ноября, в 10:30 по адресу, указанному в вашем письме. Резюме прикладываю файлом. Если нужны другие документы, сообщите, пожалуйста, заранее. Телефон: +7 900 000-00-01. С уважением, Дмитрий Орлов».
Телефон в примере демонстрационный, а резюме вложено файлом, чтобы рекрутёру не пришлось его запрашивать. Если файла ещё нет, соберите его в конструкторе резюме онлайн и сохраните в нужном формате до отправки.
Пример просьбы уточнить адрес или ссылку
Просьба уточнить адрес или ссылку пишется вместе с подтверждением встречи. Рекрутёр отвечает на неё быстрее, когда видит, что договорённость принята и не хватает одной детали.
Пример · условные данные. Ситуация: Анна подтверждает встречу в четверг, 12 ноября, на должность администратора, но адрес офиса в письме не указан.
«Здравствуйте! Приду. А где это?»
«Здравствуйте, Марина! Подтверждаю собеседование на должность администратора в четверг, 12 ноября, в 11:00. Подскажите, пожалуйста, точный адрес офиса, этаж и нужен ли пропуск? Анна Лебедева».
Формулировки здесь подчинены одной задаче: рекрутёр должен ответить, не открывая прошлую переписку. Поэтому в просьбе повторяют должность и дату, а вопрос задают один, о том, как попасть в здание: адрес, этаж и пропуск относятся к этой одной теме. Ссылку на видеозвонок просят так же: «Пришлите, пожалуйста, ссылку на подключение и подскажите, кто будет на встрече». Если адрес в письме расходится с адресом на сайте компании, задайте вопрос и не угадывайте.
Как предложить другое время?
Другое время предлагают в ответе на приглашение сразу, как только стало ясно, что назначенное не подходит, и называют два-три конкретных варианта. Рекрутёру проще выбрать из готовых вариантов, чем подбирать окно в расписании самому.
Чем раньше вы сообщите о переносе, тем проще найти новое окно. Если до встречи несколько дней, достаточно письма, а при переносе в последний момент после письма стоит позвонить в течение одного-двух часов. Причину называют кратко, без подробностей, а если встречу назначили на сайте вакансий, пишут там же.
Пример · условные данные
Исходная ситуация. Приглашение на четверг, 12 ноября, в 11:00, но у Анны в это время смена, которую нельзя поменять.
Сообщение. «Здравствуйте, Марина! Спасибо, что позвали. В четверг в 11:00 я, к сожалению, занята на работе. Могу прийти в четверг после 16:00 или в пятницу, 13 ноября, в любое время до 14:00. Подскажите, пожалуйста, что вам удобнее. Анна Лебедева».
В примере названы конкретные день и интервал, поэтому рекрутёру остаётся выбрать один из них. Предлагать стоит только выполнимые варианты, иначе второй перенос испортит впечатление сильнее первого. Если ни один вариант не подошёл, решение остаётся за вами: подстроиться или отказаться.
Как вежливо отказаться от встречи?
От встречи вежливо отказываются письменно и как можно раньше: благодарят за предложение, коротко называют решение и желают успехов. Причину подробно объяснять необязательно, а отправлять сообщение лучше в рабочее время, чтобы оно не потерялось ночью или в выходной.
Структура отказа повторяет структуру согласия: приветствие по имени, благодарность, решение, пожелание. Если встречу организовал сайт вакансий, отказ отправляют через него. Чем раньше рекрутёр узнает о решении, тем легче ему пригласить другого кандидата.
Пример · условные данные
Исходная ситуация. Дмитрий получил предложение от другой компании и больше не рассматривает вакансию бухгалтера, на которую его пригласили на пятницу.
Сообщение. «Здравствуйте, Марина! Благодарю за внимание к моей кандидатуре. К сожалению, я не смогу прийти на собеседование 13 ноября: принял другое предложение. Спасибо за уделённое время, желаю вам найти подходящего специалиста. Дмитрий Орлов».
Такой отказ позволяет вернуться к разговору позже, потому что в нём нет критики компании и обещаний, которые вы не готовы выполнить. Занимает он три предложения.
Совет редакции
Отправьте отказ в тот день, когда приняли решение. Рекрутёр в этот момент ещё ведёт подбор, и сообщение не оставит его с пустым окном в расписании.
Как ответить на приглашение по телефону?
Ответить на приглашение по телефону можно за три шага, а после звонка полезно отправить короткое письменное подтверждение, потому что устная договорённость легко искажается.
- Представьтесь и спросите, на какую должность вас приглашают.
- Повторите вслух дату, день недели и час.
- Уточните адрес или ссылку и попросите прислать их в чат или на почту.
Если говорить неудобно, скажите об этом сразу и назовите час, когда перезвоните сами. Это редакционный совет, закон порядок телефонного разговора не регулирует.
Телефонный звонок с приглашением
Неудачный ответ вроде «Да-да, приду, потом уточню» не фиксирует ни день, ни час, и рекрутёр записывает вас на одно время, а вы помните другое. После звонка в тот же день отправьте в чат сообщение с датой, часом и адресом (редакционный совет).
Что делать, если работодатель не отвечает?
Если работодатель не отвечает на ваше подтверждение, сначала проверяют, дошло ли сообщение, и только потом напоминают о себе. Встреча уже назначена, поэтому ждать неделю нельзя: уточнение отправляют за день до неё, а звонок делают за час. Молчание после обычного отклика, без приглашения, считается другой ситуацией, и сроки там длиннее: первое напоминание не раньше чем через 5 рабочих дней.
Проверка отправленного сообщения
Проверка отправленного сообщения начинается с простых вещей: канал, адрес и статус доставки. Убедитесь, что сообщение ушло в чат нужной вакансии, а письмо в папке «Отправленные», и что адрес рекрутёра набран без опечаток. Письмо рекрутёра при этом мог перехватить спам-фильтр, поэтому загляните и в папку «Спам».
Если всё отправлено верно, подождите до конца рабочего дня. Ответ могут дать вечером или утром следующего дня, а повторные сообщения подряд выглядят как давление.
Повторное уточнение перед согласованной встречей
Повторное уточнение перед согласованной встречей пишут за день до неё, если подтверждения от рекрутёра нет. Сообщение короткое: напоминание о дате и времени и вопрос, остаётся ли встреча в силе. Если и после этого ответа нет, позвоните за час до начала. Подготовиться к самому разговору помогает статья о подготовке к собеседованию.
| Ситуация | Когда действовать | Как |
|---|---|---|
| Подтверждение отправлено, ответа нет | До конца рабочего дня подождать, затем написать за день до встречи | В том же канале, затем звонок за час до начала |
| Встреча назначена на завтра, а ответа на подтверждение нет | Сегодня | Короткое сообщение с датой и вопросом, остаётся ли встреча в силе |
| Перенос в последний момент | Сразу после письма | Звонок в течение одного-двух часов |
Частые вопросы
Три вопроса чаще всего возникают сразу после получения приглашения: нужно ли отвечать, когда уточнять формат и можно ли менять время.
Нужно ли отвечать на приглашение?
Отвечать на приглашение на собеседование нужно, даже если вы не придёте, потому что молчание мешает рекрутёру спланировать день. Согласие подтверждают сразу, отказ отправляют письменно, как описано в разделе об отказе.
Когда уточнить формат встречи?
Формат встречи уточняют в первом же ответе, вместе с подтверждением даты и времени. Если в письме не сказано, пройдёт ли разговор в офисе, по звонку или по видеосвязи, задайте этот вопрос одним предложением.
Можно ли изменить время после согласия?
Изменить время после согласия можно, если сообщить об этом как можно раньше и предложить конкретные варианты. Для переноса в последний момент после письма позвоните, а детали собраны в разделе о переносе.