Резюме администратора офиса — образец для заполнения

Должность и контакты

Под именем укажите должность из вакансии, если она соответствует работе, на которую вы откликаетесь. Для администратора, который занимается закупками, помещениями и подрядчиками, подойдёт «Администратор офиса» или «Офис-менеджер», если так называется вакансия.

Для связи оставьте номер, на который сможете ответить в рабочее время, и почту, которую проверяете ежедневно. Город укажите рядом, чтобы работодателю было проще понять, готовы ли вы работать на его площадке. Если откликаетесь в другом городе и планируете переезд, напишите об этом одной строкой. Расположение контактов можно сверить с инструкцией по оформлению резюме.

О себе

Чтобы заполнить раздел «О себе» для администратора офиса, коротко расскажите, сколько времени вы работаете в этой роли и за что отвечаете. Добавьте одну подробность, которая передаёт масштаб работы, например число сотрудников в офисе или количество помещений, которые нужно подготовить к встречам.

Для небольшой компании пригодится другой акцент. Например, если вы вели одну площадку без помощника, назовите две задачи, которыми занимались самостоятельно. Для вакансии в сети офисов уточните, по скольким адресам принимали заявки и кто проверял работу подрядчика на месте.

Если раньше работали на ресепшене, начните с того, что пригодится на новом месте. Подойдёт опыт бронирования комнат для нескольких команд или приёма поставок, если вы сверяли заказ и передавали накладные в бухгалтерию.

Опыт работы

В описании опыта работы начните с последнего места и рядом с должностью укажите компанию и даты. Две или три обязанности можно раскрыть подробнее, если они совпадают с задачами из вакансии.

Работу с подрядчиком проще описать на примере одной заявки. Допустим, в переговорной перестал работать проектор. Вы уточнили, в чём проблема, согласовали с сервисным инженером визит между встречами и после ремонта проверили, что техника включается и показывает изображение. По такой записи работодатель увидит, какую часть заявки вы вели сами.

Как описать закупку расходников?

Для записи о закупках укажите, какие расходники заказывали, как проверяли остатки и с какой периодичностью оформляли заказ. Масштаб можно показать по своей таблице или журналу, например числом позиций, за которые отвечали.

Фраза «следила за расходниками» подходит как черновик. Уточните, что именно делали. Например, вы заносили в таблицу остатки бумаги, картриджей и хозяйственных товаров, раз в неделю собирали заказ и сверяли доставку с перечнем. Если часть заказа не приехала, согласовывали с поставщиком дату довоза.

Рядом с обязанностью можно показать, что изменилось благодаря вашему решению. Например, вы завели минимальный остаток для ходовых товаров. Когда бумаги оставалось меньше установленного запаса, её добавляли в ближайший заказ. Если в журнале видно, что срочных заказов стало меньше, укажите период сравнения. Другие формулировки есть в статье о достижениях в резюме.

Что написать, если административного опыта пока нет?

Без опыта на должности администратора начните со смежных задач, которые выполняли на работе, стажировке или в проекте. Если помогали организовать обучение сотрудников, укажите, как бронировали помещение и проверяли, что в нём есть нужное оборудование.

Сохраните настоящее название должности или проекта. Если вы помогали с одним мероприятием, укажите его дату и размер группы. Работодателю будет понятно, какой объём работы вы уже брали на себя.

Профессиональные навыки

Навыки подберите по задачам из вакансии, которые уже выполняли, и назовите знакомые инструменты. К примеру, к Excel добавьте учёт остатков, а к Outlook — бронирование переговорных.

Если для работы нужен общий календарь, уточните, какие действия вы в нём выполняли. Например, подбирали комнату на нужное число участников или переносили встречу, когда время менялось. В Outlook можно посмотреть доступность помещений через поиск комнат, если эта функция настроена в организации. С другим календарём принцип тот же. Напишите, где вели бронирования и что делали в программе.

Для работы с заявками тоже полезен пример. Если вы пользовались Битрикс24, уточните, заводили ли вы задачи для обслуживающей команды или проверяли результат перед закрытием. Назовите только те действия, которые выполняли сами.

Навыки, которые важны именно для этой вакансии, поставьте первыми. Если в объявлении ищут человека для работы с подрядчиками, укажите, какие заявки оформляли и как проверяли, что работа завершена. Другие формулировки можно подобрать по примерам профессиональных навыков.

Образование и курсы

Сведения об образовании возьмите из диплома. Укажите учебное заведение, направление подготовки и год выпуска, а если ещё учитесь, напишите, когда планируете закончить обучение.

Курсы запишите отдельно, если они пригодятся в новой работе. Для вакансии с учётом расходников может подойти курс Excel, на котором вы учились отмечать строки с остатком ниже установленного значения. Укажите название курса, учебный центр и год окончания. Одной строки о задании достаточно, если по названию курса его содержание трудно понять.

Проверка перед отправкой

Перед отправкой откройте вакансию и готовый файл рядом. Убедитесь, что по заголовку понятно, на какую должность вы претендуете, а нужный опыт виден на первой странице.

1. Проверьте, что в заголовке стоит нужная должность. Если откликаетесь на вакансию «Администратор офиса», укажите её, даже если у прошлого работодателя должность называлась «Ассистент административного отдела». В разделе опыта сохраните прежнее название.
2. Сверьте цифры с таблицами и записями. Если назвали 25 позиций, вспомните, какие товары входили в этот перечень и как часто вы проверяли остатки.
3. Укажите свой телефон и замените имя, почту и фото из образца. Откройте сохранённый PDF на телефоне и убедитесь, что номер и текст видны целиком.

Если заметили ошибку, исправьте её в Word или в конструкторе резюме и сохраните новый файл. В имени файла укажите фамилию и должность, например «Крылова_Администратор_офиса.pdf».