Правила составления акта приема-передачи материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому

В каждой организации есть работник, на которого возлагается материальная ответственность. Она устанавливается на основе локального приказа администрации предприятия. В случаях, когда материально ответственное лицо не может больше выполнять свои обязанности, его функции должны быть переложены на другого сотрудника. Процесс сопровождается составлением акта приема-передачи материальных ценностей и проведением инвентаризации.

Понятие материально ответственных лиц

В компании материальная ответственность может быть вменена следующим сотрудникам:

• тем, кто работает с финансами организации;
• использующим при выполнении трудовых обязательств товарно-материальные ценности, которые являются собственностью компании.

Материальная ответственность никогда не может переходить от одного сотрудника к другому автоматически. Этот процесс сопровождается изданием распоряжения. Финансовая ответственность может быть наложена на любого сотрудника по усмотрению руководства фирмы. Исключением будут только сотрудники, которые были ранее судимы за преступления, связанные со злоупотреблением служебным положением, кражей, грабежами и хищением.

Причины передачи материальной ответственности

Причин для смены материально ответственного лица может быть несколько:

• увольнение сотрудника, который ранее отвечал за сохранность материальных ценностей предприятия;
• длительный больничный работника;
• отъезд в командировку;
• отпуск;
• повреждение или порча вверенного имущества.

Все эти факторы могут служить причинами временной или окончательной смены материально ответственного лица.

Порядок действий при передаче материальных ценностей

Если в компании происходит смена материально ответственного лица, то необходимо соблюдать определенный порядок действий при оформлении. Руководство предприятия издает приказ о смене материально ответственного сотрудника. Далее назначается инвентаризация, предназначенная для проверки наличия всех ценностей, которые были под ответственностью прежнего сотрудника.

Проведение инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации закреплен Министерством Финансов РФ приказом № 49. На основании документа передаче подлежит только то имущество, которое закреплено за сотрудником. Для проведения процедуры на предприятии создается специальная инвентаризационная комиссия. Ее состав определяется руководством фирмы. Информация о сроках проведения и формировании комиссии прописывается в приказе.

Важно! Отсутствие хотя бы одного члена комиссии может привести к тому, что результаты проверки будут признаны недействительными.

В процессе проведения инвентаризации составляется акт, в который вносятся все результаты. Если обнаруживаются недостатки или излишки, все это должно быть отображено в бланке.

Есть ряд моментов, которые нужно обязательно учитывать при проведении инвентаризации. К ним относятся:

1. Все документы перед инвентаризацией должны быть переданы в бухгалтерию. Если накануне в компанию поступило какое-либо имущество, оно должно быть оприходовано. В случае, когда что-то выбыло из пользования, это должно быть разнесено в графы расхода.
2. При проведении инвентаризации на ней должны присутствовать все лица с материальной ответственностью.
3. Проверка и составление акта приема-передачи должны происходить в один день.

Как только будет проведена инвентаризация, устанавливаются предметы, которые передадутся новому сотруднику под материальную ответственность. Кроме того, процедура поможет определить, все ли ценности находятся на месте, все ли они в рабочем состоянии.

Составления акта приема-передачи

По результатам проверки составляется акт инвентаризации в трех экземплярах. Один из них остается в документах предприятия, также каждый сотрудник должен получить на руки по одному экземпляру. Помимо составления акта приема-передачи с работником должен быть подписан договор о полной материальной ответственности.

Законодательно не утверждена специальная форма акта. Она есть только для организаций, предоставляющих общественное питание. Акт в такой ситуации составляется по форме ОП-18. В акте приема-передачи должна быть зафиксирована следующая информация:

1. Название бланка, дата его составления, название организации, место составления акта.
2. ФИО и данные паспорта материально ответственных лиц. Здесь прописывается как сотрудник, передающий ценности, так и принимающий.
3. Все бумаги, которые являются основанием для передачи ценностей, прописываются в документе. Должны быть указаны реквизиты приказа о смене материально ответственного лица, трудового договора.
4. Приводится перечень всех материальных объектов, которые подлежат передаче. Рекомендуется делать это в виде таблицы. В конце списка подводится итог, прописывается общая стоимость.

В конце акта ставится подпись как одной, так и второй стороны. Также бланк подписывает руководитель компании. Акт должен храниться в бухгалтерии в течение пяти лет.

Акт приема-передачи материальных ценностей – важный документ как для организации, так и для сотрудников. В первую очередь он подтверждает, что у администрации нет претензий по сохранности имущества к работнику, который увольняется.