Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте

В случае необходимости отсутствовать на рабочем месте сотрудник должен написать на имя руководителя объяснительную. Это официальный документ, на основании которого начальник принимает решение о мере наказания.

Что представляет собой объяснительная записка?

Документ, в котором излагается причина отсутствия работника на рабочем месте, носит название «объяснительная записка». Она составляется сотрудником самостоятельно. Важно правильно изложить все обстоятельства дела, так как на их основании будут назначаться меры дисциплинарного взыскания.

Объяснительная записка требуется от сотрудника в том случае, если он отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины более четырех часов. Этот момент утвержден в п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. При этом обеденный перерыв считаться не будет.

На основании Трудового кодекса под прогулом понимается нарушение сотрудником обязательств, которые закреплены в трудовом договоре и внутреннем распорядке. Прогул – это основание для дисциплинарного взыскания, включая увольнение.

Уважительные причины для прогула

Существует ряд причин отсутствия на работе, которые признаны уважительными. К ним относятся:

• временная нетрудоспособность;
• срочное обращение к врачу за медицинской помощью;
• необходимость сотрудника присутствовать на заседании суда.

Любая уважительная причина должна быть подтверждена документально. В зависимости от обстоятельства дела это может быть как судебная повестка, так и справка из медицинской организации.

Важно! Объяснительная записка должна быть написана в течение двух рабочих дней с момента получения требования от работодателя.

Порядок оформления требования о предоставлении объяснительной за прогул

Прежде чем принять решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания, работодатель должен затребовать объяснительную. Это предусмотрено статьей 193 Трудового кодекса РФ.

Важно! Работодатель должен учитывать, что срок применения дисциплинарного взыскания не может превышать одного месяца.

Отчет срока начинается с момента, когда руководитель узнал об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Взыскание будет незаконным, если от работника не получена объяснительная. В случае, если он не появляется на работе, запрос должен быть направлен заказным письмом с уведомлением.

Если сотрудник не пишет объяснительную?

Чаще всего работник, у которого есть уважительная причина, пишет объяснительную по первому требованию. Но если сотрудник отказался разъяснять, почему его не было на работе, этот факт нужно отразить в акте. Он составляется в присутствии двух свидетелей.

Правила написания объяснительной за отсутствие на работе

Закон не предусматривает утвержденную форму объяснительной. Но есть общие требования, которых нужно придерживаться при составлении документа. В первую очередь при описании причины отсутствия на рабочем месте нужно четко, с максимальной точностью описать происшедшие события.

Объяснительная должна состоять из следующих разделов:

1. Шапка заявления – в ней указывается наименование предприятия и имя руководителя, которому подается объяснительная, а также сведения о сотруднике: его ФИО и занимаемая должность.
2. Наименование документа.
3. Основная часть – здесь прописывается причина отсутствия на работе. При указании аргументов лучше всего ориентироваться на факты, которые сотрудник может подтвердить документально.

Заявление рекомендуется составлять в двух экземплярах. Один отдается руководителю, второй остается у сотрудника с отметкой о том, что документ принят на рассмотрение.